La riunione del gruppo di lavoro ad hoc sul portale
Incontro Progettazione degli Strumenti
10 Novembre 2020
UnionMigrantNet and Cities Together for Integration Project
Minuta della riunione
Si è tenuto, lo scorso 10 novembre, in collegamento remoto la riunione del gruppo di lavoro istituito per upgrade la qualità del portale UMN, sulla base del progetto finanziato ad inizio 2020 dalla Commissione Europea.
Aprendo la riunione Mercedes Miletti (Consulente CES) ha presentato gli obiettivi del "Gruppo di Lavoro Ad-hoc sul Portale" , con l’obiettivo di definire e testare i nuovi cambiamenti e sviluppi IT attraverso: - l'aggiornamento del Portale incluso un nuovo meccanismo di registrazione; - la creazione di un hub desk in quattro paesi pilota (Belgio, Bulgaria, Grecia e Italia) - Il miglioramento della visibilità del Portale sui social media e l'elaborazione di una strategia di e-marketing;
Il gruppo ad hoc comprende il personale dei quattro punti di contatto degli hub che opereranno come piloti, esperti-pilota IT (Smartsys) e di comunicazioni elettroniche (SHINE 2Europe), personale CES incaricato dell'attuazione del progetto. Vedi qui la composizione del Gruppo Ad-hoc:
Sono stati ricordati gli obiettivi del 1° meeting (tool designing meeting): riprogettazione del Portale, ideazione di una strategia di E-marketing, definizione delle caratteristiche degli hub desk nazionali on-line. Questi diversi punti sono stati affrontati attraverso domande incorniciate inviate in anticipo ai membri del gruppo ad hoc.
Presentazione degli esperti IT selezionati nell'ambito del bando di gara
- Ernesto Lombardi (Smartsys - CEO) ha presentato il lavoro svolto dal 2014 nell'ambito del Portale UnionMigrantNet: dalla creazione del portale pubblico al suo sviluppo (162 utenti / punti di contatto elencati). Sono state inoltre sottolineate le differenze tra il portale pubblico e il portale privato (accessibile solo ai membri): alcune funzionalità del portale privato possono riflettersi in quello pubblico (come la mappa). Per questo Smartsys ha evidenziato la necessità di migliorare anche il portale privato. Sono stati presentati vari elementi per migliorare e aggiornare il portale (creazione di un portale di migrazione comprendente il progetto Labor Int 2, implementazione di un sistema di ticketing, funzionalità di geolocalizzazione, pubblicità, attività sociali, follow-up degli scambi con i migranti ecc.). Guarda la presentazione qui.
- Presentazione degli esperti di comunicazione elettronica selezionati nell'ambito del bando di gara Carina Dantas (SHINE 2Europe - CEO) ha presentato il suo team e il lavoro svolto finora nel campo delle politiche di inclusione sociale e nel campo della migrazione e della discriminazione, come il progetto Erasmus Smart for Democracy and Diversity. Per quanto riguarda la strategia di comunicazione elettronica e il potenziamento della visibilità del Portale sui social media, è stata sottolineata l'importanza di definire gli obiettivi e le metriche, e di dettagliare le "personas" (storie che potremmo condividere) come primo passo. Questa diagnostica consentirebbe la definizione di un piano e di strumenti da implementare (come mappatura e clusterizzazione degli stakeholder, routine con i membri, strategia annuale per pubblicazioni / temi, e-mail mirate, documenti / pubblicazioni concertati, eventi). Al di là della strategia di e-marketing, hanno sottolineato la necessità di renderla personale (come possiamo rendere nota al mondo esterno la realtà che sta accadendo sul terreno? Come collegare i migranti ai diversi stakeholder?). Guarda la presentazione qui;
- Sessione 1: Riprogettazione del portale UnionMigrantNet Questa sessione è stata aperta alla discussione tra i diversi membri del gruppo ad-hoc. Sono stati fatti diversi suggerimenti, sulla base delle domande precedentemente inviate al gruppo ad hoc. Include: - Impostazione di una chat che funga da primo filtro prima di poter trasferire il ticket al punto di contatto corretto (ma non è possibile svilupparlo utilizzando il budget effettivo) - Accesso al portale in più lingue da definire - Impostazione di un meccanismo di registrazione (per nuovi punti di contatto) con verifica manuale - Aggiornamento del database corrente (punti di contatto già registrati) e verifica se sono ancora attivi o se è necessario aggiornarne i dettagli - Trasformare il portale vero e proprio con un responsive design;
- Sessione 2: Progettare una strategia di e-marketing Questa sessione è stata aperta alla discussione tra i diversi membri del gruppo ad-hoc. Sono stati fatti diversi suggerimenti, sulla base delle domande precedentemente inviate al Gruppo Ad-Hoc e al PowerPoint presentato da Shine 2Europe. Comprende: - Considerando gli attuali canali di comunicazione con i migranti (messenger, WhatsApp, Viber, telefonate) - Importanza dei social media in particolare Facebook e Instagram (usati soprattutto dai giovani) - molto visuale - Obiettivi da definire in base al target (autorità locali / migranti / ONG / ecc.) - Presentazione dei punti di contatto e della CES (come coordinatore del progetto) attraverso un video - Scambi regolari con i punti di contatto registrati - Messaggio di benvenuto per i migranti = le comunicazioni dovrebbero iniziare con un messaggio di benvenuto come il Portale dovrebbe essere un luogo sicuro per i migranti - Collegamento con i sindacati del Nord Africa e dell'Asia - Divulgazione dei diversi risultati prodotti dai partner del progetto, compreso uno spot video (2mn) che delinea i risultati del progetto - Condivisione dei diversi eventi organizzati dal partner del progetto (a partire dalla Network Building Conference prevista l'1 e 2 dicembre 2020) - Collegamento con le parti interessate che hanno simil ar o obiettivi identici come: Piattaforma “Recruitment Adviser” (da ITUC); Rete sindacale mediterranea per la migrazione subsahariana (RSMMS), ecc. - Ampliamento dei punti di contatto attivi tramite il Comitato esecutivo della CES;
- Sessione 3: Definizione delle caratteristiche degli hub desk nazionali on-line Questa sessione è stata aperta alla discussione tra i diversi membri del Gruppo Ad-hoc. Sono stati fatti diversi suggerimenti, sulla base delle domande precedentemente inviate al gruppo ad hoc. Comprende: - Definire le domande chiave da porre ai migranti come: paese di origine, paese di destinazione, lingua parlata ➔ per identificare meglio i loro bisogni e indirizzarli al giusto punto di contatto - Creare un social network per i punti di contatto - (Re ) definire una Carta dei Valori e un Memorandum d'intesa a cui dovranno aderire i desk / i punti di contatto dell'hub;
- Prossimi passi: - Discussione del seminario durante l'UnionMigrantNet e le città per l'integrazione - Conferenza sulla creazione di reti (Seminario 2: Migliorare la visibilità e l'accessibilità dei punti di contatto attraverso il portale UnionMigrantNet) previsto il 1° dicembre dalle 14:00 alle 15:30 ➔ per ricevere contributi dalla CES Membri UMN che non fanno parte del gruppo ad-hoc ➔ Smartsys e Shine2Europe per partecipare se la capacità lo consente - Shine2Europe per inviare domande a membri ad-hoc sulla strategia di comunicazione / rete - Smartsys per contattare membri del gruppo ad-hoc su domande specifiche correlate agli aggiornamenti IT (tramite un questionario PowerPoint).
